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作者：簡報專家　車塚元章

簡報，不是只有上台說話與投影片！

一般人對於簡報往往有很多誤會，

以為「簡報」就是站在臺上指著投影片說話。

認為只要做出漂亮的圖表、

舌燦蓮花外加口若懸河，

就能以驚人氣勢 Hold 住全場，

甚至還能像 TED 那樣令全場振奮不已。

但事實上，「簡報」並不只是指這種說明性的技巧。

我們幾乎每天都會進行「某種形式的簡報」，

不管是日常工作進度報告、對上司提案、

對部屬的任務指示...全都需要簡報技巧。

反過來說，簡報的優劣也能決定日常所有工作的品質。

這種「在短時間內有效將訊息傳遞出去，

並請對方立即採取行動」的溝通才叫簡報，

是現代職場的必備能力。

日本簡報專家車塚元章將簡報細節一一拆解，

提出 58 個簡單卻扎實好用的技巧。

只要懂得如何將這些技巧運用在工作上，

不但能提高客戶的滿意度、

得到應有的工作評價，

還能增強部屬的主動性。

簡報 ─ 能運用在任何工作的萬能技巧

現在這個時代，

速度才是職場最重要的命脈。

「在短時間內有效地將自己的訊息傳達給對方，

請對方立即採取行動。

逐漸成為職場必備能力。

不能再靠默契推展工作

過去業務上往來的人很少，

如果不用多說什麼，

就能理解彼此的想法、展開行動，那也挺不錯的。

但現在必須和各式各樣的人一起推動龐大的計畫，

有很多機會與價值觀各異的人們合作，

也就更有可能造成「說了」、「沒說」、

「聽到」、「沒聽到」等誤會和糾紛。

工作上的溝通不能只靠默契，

必須清楚地表達出來。

尤其是「傳達自己的想法和意見，

使對方理解、展開行動」的簡報力，

更是工作所必須追求的能力。

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對方對你的評價取決於簡報力

主管或客戶對你的評價，將由這些日常簡報決定。

不管我們對今天的工作表現有多滿意，

頂多只是自我滿足而已。

如果不把「自己做了哪些事」、

「未來打算做什麼」傳達給其他人，

獲得他人的認可，

就無法加薪，更不可能升職。

當然，成就感和滿足感很重要，

但除此之外，如果無法獲得來自他人，

尤其是主管的評價，

對上班族來說，是沒有意義的。

以兩個同期進入公司的業務員 A 和 B 為例，

即使兩人的業績完全一樣，

但是 B 會清楚讓主管看到自己的工作成果，

並做出有條理的報告，因此能獲得較高的評價。

開會時也一樣，A 在會議中往往一言不發，

而 B 的發言雖然不一定切中要點，

卻仍不斷提出自己的主張。

周圍對兩人的評價當然也會有所不同。

對上班族來說，這種宣傳公司商品、

展現工作成果、提出意見的技巧，

已經算是必備技能；

當然，並不是這樣就能打遍天下無敵手，

但想要獲得相應的評價，還是需要培養出簡報力。

這麼一來，就能成為領先對手一步的商界人士。

嚴守時間 ─ 獲得信賴的必備條件

1. 不可讓準時的人等待

「人還沒到齊，所以我們再等五分鐘，

簡報從十點五分開始。

各位是否參與過這樣的活動或講座？

這種事雖然常常發生，

但在自己的簡報中，一定要避免這種狀況。

簡報必須嚴格遵守時間限制。

無論如何，開始與結束的時間就連一分鐘也不能延遲。

觀眾為了聽你的簡報，撥出寶貴的時間，

所以說什麼都不能為了遲到的人浪費。

「雖然人還沒到齊，但已經到了預定的十點鐘，

我們就開始今天的講座吧。」

請果斷地這麼說，並開始簡報。

2. 時間分配也是簡報能力之一

除了要準時開時，也要準時結束簡報。

「雖然已經稍微超過預定時間了，

但最後請再讓我說一件事。」

這句話也是常聽到的說詞，

但這卻是講者絕對不能說出口的話。

因為這等於告訴觀眾「我沒有控制時間的能力」，

也就等於講者宣告自己的失敗。

進行簡報時，常常一不小心就會過度投入，

這也想講、那也想講，

使得簡報很容易超出原本預定的時間。

儘管如此，還是務必要準時結束，

能在時間到之前結束更好。

毫無疑問的，觀眾一定歡迎講者這麼做，

而且還會覺得這是一場不錯的簡報。

因為對觀眾來說，

坐著聽別人說話本來就是一件很累的事。

而且有些觀眾說不定還在簡報結束後安排了其他事情。

此外，像競圖比賽之類有許多講者參加的簡報場合中，

絕對不能有「因為前一位講者超過時間，

所以自己稍微超過一點也無所謂」的想法。

即使你的簡報只延後一分鐘，

一樣會帶給下一個講者與主辦單位困擾；

當然，對觀眾來說也是很困擾的事。

(圖片來源：TED演講 Youtube擷取畫面)

把握自我宣傳絕佳機會，獲得主管信任

對主管來說，評價最高的部屬是「不用照顧的部屬」。

換句話說，就是「不但能獨立行動、做出成果，

還能主動把需要主管確認、批准的事項，

確實跟主管『報連商』的部屬。」

只要能夠巧妙運用「報、連、商」技巧，

主管對你的評價就會提高；

如果你的目標是更上一層樓，

當然必須學會「在何時、對什麼人、針對哪件事、以什麼方式」

進行「報、連、商」的技巧。

其中，「在何時」，也就是「時機」是最重要的一點。

基本上，主管都很忙，

因此把握時間在主管想知道的時候，

簡潔有條理地針對主管想知道的資訊

進行「報連商」是非常重要的。

這時，就需要應用簡報技巧。

1. 報告

「報告」指的是通知（提出指示的）主管

工作進行的狀況、經過和結果等等。

部屬如果需要獲得新指示，以便進入下一階段，

也必須進行這個步驟。

這時，你的主觀想法與意見也能成為參考。

範例：

「今天完成第三階段的業務了。

處理第二階段的 ○○ 時，雖然花了一點時間，

但是在 xx 先生（小姐）的幫忙下，得以順利結束。

不過，我覺得第二階段 ○○ 的步驟好像有點難以理解呢。」

2. 連絡

「連絡」指的是與主管及其他相關人員分享客觀資訊，

這時就不能摻雜你的主觀想法和意見。

範例：

「明天第四階段業務將由所有同仁一起進行，

因此，請在早上 10 點到作業室集合。」

3. 商量

「商量」指的是不知該如何判斷或感到不安時，

向主管尋求意見和建議。

有些事情除了可以找提出指示的主管，

也可以找有相同經驗的前輩或其他部門的同事商量。

範例：

「關於於第四階段業務中的 ○○，

我對實際上要這麼操作感到有點不安。

請問您有沒有什麼好的建議？」

(圖片來源)

「報、連、商」簡報

我認為，像這樣的「報連商」，

應該在每天的工作中進行。

同時，也請你在報告和商量全部結束後，

偶爾試著向主管提出建議。

這時也有一個巧妙的方法，

既可以稍微捧一下主管，又能發表自己的想法。

那就是在徵求主管意見的同時，也把最後的選擇權交給他。

範例：

「在減少客訴的策略方面，我想了 A、B 兩個方案。

我覺得 B 方案比較好，但還是想聽聽經理的意見。」

在競爭激烈的職場環境，時間就是本錢！

學會這些簡報技巧，

讓你職場更有表現自己的機會喔！